Valid from July 24th, 2024
1. Introduction
Welcome to Open Health Technologies. Safeguarding your privacy is one of our key priorities. This Privacy Notice outlines our approach to handling your data in adherence to the General Data Protection Regulation of the European Union (GDPR) and other applicable data protection laws and regulations.
The purpose of this Privacy Notice is to explain to you what personal data Open Health Technologies Deutschland GmbH ("OHT") and its affiliates collect, how we process it and with whom we may share it.aa
2. Purposes for processing Personal Data
We process your personal data in the following cases:
- Use of this website
- Use of our Software as a Service (SaaS) platform
- Collection of Business Contact Information
- Application and Recruitment Process
3. Use of this website
While you are visiting our website, we process essential technical data such as IP addresses, browser types, and device details to ensure a smooth and secure user experience. This is required to maintain a stable and secure website to your benefit.
In addition to this, with your consent, we gather insights into how our visitors interact with the website, helping us enhance our offerings and improve your experience.
You can use our website without disclosing any further personal data. However, providing your personal data might be necessary if you request certain services or information from us, such as asking for more information about our products and/or services or asking for a product demo. By doing so you provide your consent for such collection related to that specific purpose.
You may also voluntarily choose to provide us with information about yourself (such as your name, address, e-mail address and phone number) that we need to correspond with you or to give you access to information related to the company and our products.
Unless required by applicable data protection laws, OHT will not process any personal data about you that you have voluntarily chosen to provide us for longer than necessary, beyond the purpose you have provided it for.
4. Our Software as a Service (SaaS) platform
When you use our Software as a Service (SaaS) platform, OHT assumes the role of processor, while our B2B customers act as controllers. We ensure that the documents submitted by end users are handled with the utmost care and with the applicable technical and organizational security measures to prevent any unauthorized access, loss, or modification to your personal data. The details of this process are governed by the applicable license and data protection agreements between OHT and the customer.
We process and store personal data in our platform for as long as the service is retained. We do not further process personal data nor store it for longer than as required by applicable laws.
We make use of the following sub-processors:
Sub-processor - Location of processing - Purpose
- MongoDB - EU - Database
- Google Cloud - EU - Hosting provider
- OpenAI API - US - LLM service
- Unstructured.io - US - Processing of unustructurd data
- Microsoft Azure - EU - LLM Service
- Zoho - EU - CRM
For questions regarding personal data processed in our platform, end users are encouraged to directly approach the organization that holds the software license that they purchased with our company. We will assist your organization to the best of our ability to answer any end user data protection requests.
5. Collection of Business Contact Information
Your business contact information shared with us is only used for processing in the interests of both sides. We use this information to discuss potential service procurements, process your registration for one of our events, and send company-related updates. We don’t sell or share your contact details with unrelated third parties and beyond these purposes. All processors (e.g. CRM systems) being used to process your personal data are utilized in compliance with data protection regulations.
6. Application and Recruitment Process
Trust is the cornerstone of our recruitment and application procedure. Personal and professional details you share during this process are exclusively used for evaluating potential employment and crafting an employment contract. We respect your trust and ensure your data is never used for unrelated activities. We store data only for the period required for fulfilling our obligations in the recruitment process and during the employment. Both applicants and our employees can always direct their data protection concerns or questions to dataprotection@openhealthtechnologies.com.
7. Cookies
Our website makes use of cookies to ensure a smooth experience for our visitors, as well as gaining insights and understanding of our customer's preferences. At any given time you can withdraw provided consent for cookies in the browser of your device.
We make use of the following type and categories of cookies:
- Functional, or necessary cookies: these are cookies to make sure the website and some of its features are able to operate.
- Performance cookies: these are aggregated website visitors and statistics to give us insights on the performance of our website.
- Marketing cookies: these are cookies that will give us more insights in where the website visitors are visiting us from and what are their interests related to our website and offerings. These cookies may contain personal information.
We only collect personal information from cookies to which you have consented to.
At any time you are able to change your cookie consents in your browser settings.
8. What are your data protection rights?
- You have the right of access to your personal data and the right to request rectification of incorrect, incomplete or irrelevant data.
- You have the right to object to a part or the entire processing of your personal data
You have the right to restrict processing of your personal data.
- When processing of your personal data is based on consent, you also have the right to withdraw your consent for further processing of your personal data at any time.
- You have the right to be forgotten and have your personal data deleted.
- You have the right to a portable format of your personal data
OHT shall reply to your data protection rights within 30 business days. Where OHT is unable to meet your data protection rights due to a legal obligation or otherwise, it shall emphasize the reason for non-compliance in writing. Where OHT is your data processor, we will refer you back to your data controller and assist your data controller to the best of our ability.
9. Changes to this Privacy Notice
This policy was last updated: July 2024.
Occasionally, we may find the need to update our Privacy Notice to reflect newer practices or regulations. Whenever such changes occur, we will ensure transparency by updating this policy page and highlighting the effective date.
10. Contact
We value our relationship with you and encourage open communication. Should you have any questions or concerns regarding your data, you are always welcome to reach out to us at dataprotection@openhealthtechnologies.com. In the event of disagreement with our data protection practices, or in case you find that we have not adequately responded to your request, you have the right to lodge a complaint at the Data Protection Authority of Berlin, Germany.
Gültig ab 24.07.2024
1. Einführung
Willkommen bei Open Health Technologies. Der Schutz Ihrer Privatsphäre hat für uns höchste Priorität. Diese Datenschutzerklärung beschreibt unseren Umgang mit Ihren Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) und anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten die Open Health Technologies Deutschland GmbH ("OHT") und ihre verbundenen Unternehmen erheben, wie wir diese verarbeiten und an wen wir sie gegebenenfalls weitergeben.
2. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
- Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
- Nutzung dieser Website
- Nutzung unserer Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform
- Erfassung geschäftlicher Kontaktinformationen
- Bewerbungs- und Einstellungsprozess
3. Nutzung dieser Website
Wenn Sie unsere Website besuchen, verarbeiten wir grundlegende technische Daten wie IP-Adressen, Browsertypen und Gerätedetails, um ein reibungsloses und sicheres Benutzererlebnis zu gewährleisten. Dies ist erforderlich, um eine stabile und sichere Website zu Ihrem Nutzen zu betreiben. Darüber hinaus sammeln wir mit Ihrer Zustimmung Informationen darüber, wie unsere Besucher mit der Website interagieren, um unser Angebot zu verbessern und Ihre Erfahrungen zu optimieren. Sie können unsere Website nutzen, ohne personenbezogene Daten preiszugeben. Es kann jedoch erforderlich sein, dass Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, wenn Sie bestimmte Dienstleistungen oder Informationen von uns anfordern, wie z. B. Informationen über unsere Produkte und/oder Dienstleistungen oder eine Produktdemonstration. Wenn Sie dies tun, erklären Sie sich damit einverstanden, dass diese Daten für diesen bestimmten Zweck erhoben werden. Sie können uns auch freiwillig Informationen über sich selbst geben (z. B. Ihren Namen, Ihre Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer). Wir benötigen diese Informationen, um mit Ihnen zu korrespondieren oder Ihnen Zugang zu Informationen über unser Unternehmen und unsere Produkte zu geben. Sofern keine anderslautenden gesetzlichen Verpflichtungen bestehen, wird OHT die von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nur so lange wie nötig und nur zu dem Zweck verarbeiten, zu dem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben.
4. Unsere Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform
Wenn Sie unsere Software-as-a-Service (SaaS)-Plattform nutzen, übernimmt OHT die Rolle des Auftragsverarbeiters, während unsere B2B-Kunden als Verantwortliche fungieren. Wir stellen sicher, dass die von den Endnutzern übermittelten Dokumente mit der größtmöglichen Sorgfalt und unter Anwendung geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen behandelt werden, um unberechtigten Zugriff, Verlust oder Veränderung Ihrer personenbezogenen Daten zu verhindern. Die Einzelheiten dieses Prozesses werden durch die anwendbaren Lizenz- und Datenschutzvereinbarungen zwischen OHT und dem Kunden geregelt. Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nicht länger, als dies vertraglich und gesetzlich erforderlich ist.
Wir setzen folgende Unterauftragsverarbeiter ein:
Unterauftragsverarbeiter - Ort der Verarbeitung - Zweck
- MongoDB - EU - Datenbank
- Google Cloud - EU - Hosting-Anbieter
- OpenAI API - US - LLM-Dienst
- Unstructured.io - US - Verarbeitung unstrukturierter Daten
- Microsoft Azure - EU - LLM-Dienst
- Zoho - EU - CRM (Customer Relationship Management)
Bei Fragen zu personenbezogenen Daten, die auf unserer Plattform verarbeitet werden, bitten wir die Endnutzer, sich direkt an die Organisation zu wenden, die als verantwortliche Stelle im datenschutzrechtlichen Sinne Inhaber der bei OHT erworbenen Plattformlizenz ist. Wir werden die verantwortliche Stelle nach besten Kräften dabei unterstützen, Anfragen von Endnutzern zum Datenschutz zu beantworten.
5. Erhebung geschäftlicher Kontaktinformationen
Ihre geschäftlichen Kontaktinformationen werden nur zum beiderseitigen Nutzen verarbeitet. Wir verwenden diese Informationen, um mögliche Dienstleistungen zu besprechen, Ihre Anmeldung zu unseren Veranstaltungen zu bearbeiten oder Ihnen Updates von OHT zukommen zu lassen. Wir verkaufen Ihre Kontaktdaten nicht an Dritte und geben sie auch nicht an Dritte weiter, die nicht als Auftragsverarbeiter (z. B. CRM-Systeme) datenschutzkonform in unsere Prozesse eingebunden sind.
6. Bewerbungs- und Rekrutierungsprozess
Unser Rekrutierungs- und Bewerbungsverfahren basiert auf dem Vertrauen, dass wir Ihre Daten datenschutzkonform verarbeiten. Die persönlichen und beruflichen Daten, die Sie uns in diesem Prozess mitteilen, werden ausschließlich für den Rekrutierungsprozess verwendet. Wir verarbeiten diese Daten nicht zu anderen Zwecken und geben sie nicht an Dritte zur weiteren Verarbeitung weiter. Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung unserer Verpflichtungen im Rahmen des Rekrutierungs- und Anstellungsprozesses erforderlich ist. Bewerber und Mitarbeiter können sich jederzeit mit ihren datenschutzrechtlichen Anliegen oder Fragen an dataprotection@openhealthtechnologies.com wenden.
7. Cookies
Unsere Website verwendet Cookies, um unseren Besuchern ein reibungsloses Erlebnis zu bieten und Erkenntnisse über die Präferenzen unserer Kunden zu gewinnen. Sie können Ihre Zustimmung zu Cookies jederzeit über den Browser Ihres Geräts widerrufen.
Wir verwenden folgende Arten von Cookies:
- Funktionale (technische) Cookies: Diese Cookies stellen sicher, dass die Website und einige ihrer Funktionen ordnungsgemäß funktionieren.
- Statistische Cookies: Wir sammeln aggregierte Statistiken darüber, wie unsere Website genutzt wird.
- Marketing-Cookies: Diese Cookies geben uns mehr Einblicke darüber, woher die Website-Besucher kommen und welche Interessen sie in Bezug auf unsere Website und unsere Angebote haben. Diese Cookies können persönliche Informationen enthalten.]
Wir sammeln nur persönliche Informationen aus Cookies, denen Sie zugestimmt haben.
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in den Browsereinstellungen ändern.
8. Ihre Datenschutzrechte
- Sie haben das Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und die Berichtigung falscher, unvollständiger oder nicht relevanter Daten zu verlangen.
- Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ganz oder teilweise zu widersprechen.
- Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.
- Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie auch das Recht, Ihre Einwilligung zur weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen.
- Sie haben das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht länger gespeichert und gelöscht werden.
- Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem lesbaren Format zu erhalten.
OHT wird Ihre Datenschutzanfrage innerhalb von 30 Werktagen beantworten. Sollte OHT aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder aus anderen Gründen nicht in der Lage sein, Ihre Datenschutzanfrage zu beantworten, wird dies schriftlich erläutert. Wenn OHT Ihr Auftragsverarbeiter ist, werden wir Sie an Ihren Verantwortlichen verweisen und diesen nach besten Kräften bei der Beantwortung Ihrer Datenschutzanfrage unterstützen.
9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um Änderungen in unseren Verfahren oder den geltenden Vorschriften Rechnung zu tragen.
10. Kontakt
Wir schätzen unsere Beziehung zu Ihnen und fördern eine offene Kommunikation. Sie können uns jederzeit mit Anfragen oder anderen Fragen zum Datenschutz unter dataprotection@openhealthtechnologies.com kontaktieren. Wenn Sie mit unserer Datenschutzerklärung nicht einverstanden sind oder der Meinung sind, dass wir auf Ihre Anfrage nicht angemessen reagiert haben, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde in Berlin, Deutschland einzureichen.
